8 zseniális technika, amivel anélkül jelezhetsz vissza másoknak, hogy megbántanád őket

A legtöbb konstruktív visszajelzésre vonatkozó tanács az ismert elvek körül forog: legyünk konkrétak, összpontosítsunk a viselkedésre (ne a személyiségre), használjuk a „szendvics-módszert”, és tartsuk egyensúlyban a pozitív és negatív visszajelzéseket. Ezek a tanácsok hasznosak, de gyakran túlságosan leegyszerűsítik a valóságot. A visszajelzés ugyanis több, mint jól strukturált mondatok összessége vagy egy teendő a feladatlistádon. A konstruktív visszajelzés a pszichológiai biztonságról, az időzítésről és az érzelmi intelligenciáról is tanúbizonyságot tesz.

Ebben a cikkben megosztok néhány, kevésbé ismert módszert, amellyel növekedési lehetőségekké alakíthatod a nehéz beszélgetéseket.

Először érvényesíts, másodszor kritizálj!

Az emberek ritkán reagálnak jól a visszajelzésekre, ha úgy érzik, hogy félreértik vagy támadják őket. Ilyenkor természetes reakció a védekezés. Mielőtt elmondanád a gondolataidat, próbáld ki az érzelmi visszhang módszerét: először tükrözd vissza a másik fél érzelmeit és nézőpontját.

Például ahelyett, hogy azt mondanád: „A jelentésed nem volt elég részletes, számos fontos adat hiányzott.”, kezdd inkább így: „El tudom képzelni, hogy sok energiát fektettél ebbe a jelentésbe. Úgy tűnik, mintha az áttekinthetőségre és a tömörségre összpontosítottál volna, amit nagyra értékelek.”

Amit senki sem mond el neked: 7 dolog, amitől tényleg sikeres lesz az üzleti kommunikációd

Miért működik? Amikor az emberek úgy érzik, hogy meghallgatják és érvényesítik őket, az érzelmi gátjaik csökkennek, kilépnek a védekező állásukból és így nyitottabbak lesznek a fejlesztési javaslatokra.

Köss megállapodást a vissszajelzés előtt!

Mielőtt visszajelzést adnál, kérj engedélyt, például így: „Nyitott lennél most arra, hogy meghallgass néhány olyan meglátást, amely segíthet a fejlődésben?”. Ez a címzettnek a kontroll érzetét adja, csökkentve ezzel az ellenállást. Még jobb, ha folyamatos megállapodást hoztok létre a csapatoddal vagy a munkatársaddal, hogy a visszajelzéseket mindig a növekedést szem előtt tartva adjátok egymásnak. Ez normalizálja a visszajelzést, ahelyett, hogy azt személyes támadásnak éreznétek.

Helyezd a másik felet a szakértői szerepbe!

Ahelyett, hogy a visszajelzést úgy fogalmaznád meg, mintha te magad mindent tudnál, a másik fél pedig semmit, kérdezd meg inkább ezt: „Ha az én helyemben lennél, milyen fejlesztéseket javasolnál ebben az esetben?”. Ez megfordítja a dinamikát és a visszajelzést fogadó felet a passzív címzett helyett aktív résztvevővé emeli a beszélgetésben. Ez a megfordított szerep megnyitja az ajtót a kétirányú kommunikáció előtt.

Alkalmazd a „Mi működött jól?” technikát!

Mielőtt belemerülnél abba, hogy mi az, ami javításra szorul, koncentrálj arra, hogy mi működött jól. De ne csak általános dicséreteket mondj: kérdezd meg, hogy szerintük mit csináltak hatékonyan, és mi az, amit a jövőben is használhatnak.

Például ahelyett, hogy azt mondanád: „Javíthatnál a prezentációs képességeiden”, próbáld meg a következőt: „Szerinted mi volt a legerősebb pont a prezentációdban? És hogy látod, min érdemes még fejllesztened legközelebb?” Ez a megközelítés ösztönzi az önreflexiót és a visszajelzést inkább együttműködésnek, mintsem ítélkezésnek érezteted.

Vesd be a jövőre összpontosító visszajelzéseket!

Ahelyett, hogy túlságosan arra koncentrálnál, mi ment rosszul, kérdezd meg: „Mit gondolsz, hogyan tudnánk legközelebb javítani ezen?” vagy „Mi az az egy dolog, amit másképp csinálnál a jövőben?”. A jövőre összpontosító visszajelzés csökkenti a védekezést, mert a múltbeli hibákról a cselekvőképes változtatásra helyezi át a hangsúlyt.

A pszichológus szerint receptre kellene felírni ezt a Netflix-sorozatot, ami megmutatja, hogy a kudarc nem végpont, hanem ugródeszka

A harmadik személy perspektíva trükkje

Az emberek jobban fogadják a visszajelzést, ha nem érzik magukat személyesen támadva. Egy következő technika, amivel módosíthatsz ezen a kiindulási állapoton az, ha átfogalmazod a visszajelzést harmadik személyű forgatókönyv szerint, például így: „Egy gyakori kihívás, amit hasonló helyzetekben láttam…(ide illeszd be a problémát). Az egyik módszer, ahogyan láttam az embereket gyorsan fejlődni, az a …(megoldás beillesztése).”

Miért működik? Így a kritikából kiveszed a személyes támadás érzetét és a kritikát inkább közös bölcsességnek érezzük, mintsem közvetlen hibáztatásnak.

Alakítsd át a panaszokat kérésekké!

Ahelyett, hogy azt mondanád: „Mindig későn adod be a munkát”, fogalmazd át kérésként: „Nyitott lennél arra, hogy megvizsgáljuk, hogyan lehetne javítani az átfutási időn? Mi segíthetne neked ebben?” A kérések együttműködésre ösztönöznek, míg a panaszok gyakran védekezést váltanak ki.

7 módszer, hogy olyan asszertíven kommunikálj a munkahelyeden, ahogy nem is hitted volna, hogy arra képes vagy

Ismerd el a kellemetlenséget és normalizáld azt!

Sok vezető és kolléga kerüli a nehéz beszélgetéseket, mert nem akarja megbántani a másik felet, és nem akar egy kényelmetlen helyzetbe kerülni ezáltal. De ha nyíltan beszélünk erről a paradoxonról, az enyhítheti a feszültséget: „Tudom, hogy a visszajelzési beszélgetések kellemetlen érzéssel járhatnak, de az a célom, hogy még jobban tudjunk együtt dolgozni. Remélem, hogy ezt úgy tudjuk megközelíteni, mint a fejlődés egyik módját.” Ez az átláthatóság emberibbé és kevésbé konfrontatívvá teszi az interakciót.

A konstruktív visszajelzés nem csak a hibák kijavításáról szól, hanem egy olyan környezet megteremtéséről, amelyben az emberek elég biztonságban érzik magukat ahhoz, hogy fejlődjenek és nyíltabban, ám építően kommunikáljanak. Ha jól csinálják, a nehéz beszélgetések nem csak a problémákat orvosolják; de bizalmat építenek, növelik a teljesítményt, elősegítik a folyamatos tanulás kultúráját és még a kapcsolatokat is erősítik. Ha tehát legközelebb tétovázol egy visszajelzés-adás előtt, ne feledd: ez nem a hibákra való rámutatásról szól, hanem a potenciál felszabadításáról.