előfizetésem
Hírlevél
Ne a stressz vezessen vissza a munkába, így térhetsz vissza pánik nélkül a hétköznapokba
Egy hosszabb és pihentető szabadság után sokszor nehéz visszarázódni a dolgos hétköznapokba. A helyzetet fokozza, ha nem éppen egy laza és fokozatosan növekvő munkaterheltségbe érkezünk. Akárhogy is, a stressz ilyenkor árnyékunkba lopózik, de gondoskodhatunk róla, hogy onnan ne bújjon elő, és rombolja le a pihenés során elért nyugalmi állapotunkat.
Optimális esetben egy hosszabb szabadság alatt fizikailag és mentálisan egyaránt kikapcsolódunk, eltávolodunk a sokszor nyomasztó, napi mókuskeréktől. Azonban gyakran tapasztaljuk, hogy az utolsó napokban gondolataink már kicsit elkalandoznak, és az első munkanapokon felmerülő feladatokra irányulnak. Ezzel megsérül az amúgy is törékeny egyensúlyunk, ami a lelkiállapotunkban a pihenés során bekövetkezett, és némi stressz kezdi el nyomásgyakorlását. Ennek azonban nem kell feltétlenül így lennie. Sőt.
Könnyen elsajátítható módszerek állnak rendelkezésünkre és segítségünkre, amelyek egyszerűsítik a feladattervezést, valamint a rövid vagy hosszabb távra szóló ütemterv kialakítását. Ugyan a saját gyakorlatba való beépítés természetesen igényel némi energia- és időráfordítást az elején, de amint a napi rutin részévé válik, úgy lesznek a hétköznapok egyre könnyebben kezelhetők. Azonban kezdjük a kérdéskört az elejéről.
Így teszi tönkre az idegrendszert a digitális túlterheltség, de tehetsz ellene
Az alapvető cél, hogy kiegyensúlyozott és stresszmentes munkavégzésben legyen részünk. Ezt egyik oldalról tekintve mi magunk tudjuk megteremteni, másik oldalról pedig a munkakörnyezetünk biztosíthatja. A csavart az jelenti, hogy mindkét oldal egymással kölcsönös viszonyban áll. Ha az egyik oldalon zűrzavar tapasztalható, azt a másik is érzékelni fogja, sőt mi több, reagálni fog rá. Ezért felmerülhet a kérdés: hol is kell kezdeni igazából a beavatkozást? A válasz ebben az esetben is bennünk van, mert mi tehetünk a legtöbbet azért, hogy a komfortzónánk határait ne súroljuk.
A negatív belső hang elnémítása
Olyan belső vívódásokkal kell első körben leszámolni, mint a bizonytalanság, a kontroll hiányának és a kockázatoktól való félelem érzése. Ezek következményeként válunk nyugtalanná, izgulunk, és előrevetítünk olyan veszélyeket magunknak, amelyeknek a bekövetkezése egyébként majdnem a nullával egyenlő. Ezért érdemes a belső harcainkra új perspektívából tekinteni. Ebben két kérdés megválaszolása segíthet a legtöbbet.
Az egyik kérdés: mi az, amit biztosan tudok? Ugyanis a bizonytalanságot úgy tudjuk a leghatásosabban csökkenteni, ha a fókuszunkat a stabil dolgok felé irányítjuk. Ez egy olyan nyugalmi állapotot fog számunkra lehetővé tenni, amit a környezetünk is pozitívan fog értékelni. A bizonytalanság hangoztatása másokban is elindít egy védekezési mechanizmust, és egy olyan oda-vissza haladó reakcióláncolat alakul ki, amely miatt a stressz nem egyéni szintű lesz, hanem kollektív élmény.
A másik kérdéskör, amelynek megválaszolásával a komfortzóna megerősíthető: mi az, amit én irányítok? Mindig azzal foglalkozunk a legtöbbet, amelyre nem lehetünk hatással sem közvetlenül, sem közvetetten. Holott, ha arra összpontosítunk, ami egyértelműen és megkérdőjelezhetetlenül a mi hatáskörünk, akkor az esetleges kockázatoktól való félelem is minimális szintre redukálódik.
A feszültség ára: hogyan tesz beteggé a mindennapi stressz?
Ha erre a két kérdésre összegyűjtjük gondolatainkat, azt fogjuk megtapasztalni, hogy sokkal tisztábban látjuk át a helyzetünket, és könnyebben fogadjuk be azokat a nem várt eseményeket, amelyek tőlünk függetlenül történnek meg. Gyakorlatilag erősítjük a mentális ellenállóképességünket, amely kevesebb fizikai fáradtságot és motivációvesztést fog eredményezni.
A harmonikus munkavégzés mesterhármasa
Egy hosszabb pihenés után általában a legnagyobb probléma a visszarázódásban az, hogy elsőre nem is tudjuk, melyik feladatunkkal kezdjük el a napot. Vannak, akik a tudatos előretervezésben hisznek, és úgy mennek el szabadságra, hogy már kész ütemtervet építenek fel az első napokra. Mások improvizálnak, leteszik a feladatok terhét a munkaasztalra, és az első napon a „lesz, ahogy lesz” elv mentén folytatják ott, ahol abbahagyták.
A megoldás e kettő kombinációjában rejlik, mert meg kell teremteni az egyensúlyt a tervezettség okozta kötöttség és a váratlan helyzetek által igényelt alkalmazkodóképesség között. Azt kell tudatosítanunk magunkban legbelül, hogy nem a feladatok mennyisége, hanem az irány hiánya okozza a legnagyobb feszültséget saját világunkban és közösségünkben egyaránt.
Ezért van szükség olyan munkaszervezésre, amely kellőképpen rugalmas, és minden, alkalom szülte helyzetben is képes megállni a helyét.
Az első munkanapot érdemes arra szánni, hogy a munkaterv elkészüljön, és felkészüljünk a környezet kihívásaira. Ehhez elsősorban egy nyugodt légkörre van szükség, amit megteremthetünk egy kegyes hazugsággal. E-mail-fiókunkban állítsunk be olyan házon kívüli üzenetet, amelyben egy nappal későbbre jelezzük elérhetőségünket, mint ahogy az a valóságban ténylegesen megtörténik.
Megtalálható minden munkaközösségben az a típus, aki már az első munkanapon világot hódító feladatokat tervez be, és ehhez mindenkit is mozgósítani akar. Ők még nem jutottak arra a felismerésre, hogy mekkora belső feszültséget teremtenek magukban, és azzal sem számolnak, hogy mások munkamorálja másképp működik. Bár a közvetlen munkatársak körében ez nehezen kivitelezhető, meggyőző érvekkel el lehet érni ebben egymás támogatását. Másokkal szemben viszont biztosan nyerünk egy napot, ami ilyenkor kincset érhet.
Ma már elvetendő az a tervezési irány, hogy egy munkanap mind a nyolc órájára meghatározzuk az ellátandó feladatot. Ez sem a szüneteknek, sem a váratlan rendelkezésre állásnak nem ad lehetőséget. Ezért kell megtanulni, és a napi rutin részévé tenni az egyszerű és komplex kötelezettségeink lépésekre bontásában való gondolkodást, valamint ezek priorizálását. Szintet kell lépni a füzetben jegyzetelős listákhoz képest.
Dr. Béres Eszter: Az önszeretet ott kezdődik, hogy teljes odaadással gondoskodsz a lelkedről és a testedről
Anno a japánok foganatosították a Kanban munkaszervezési modellt, amelynek alapfelvetése sokunkban ösztönösen jelen van. Tudatos alkalmazása mentálisan ad egy olyan megerősítést, amely tartósan távol tartja a bizonytalanságot és a kontrollhiányt. A technika lényege, hogy a feladatainkat bontsuk le a legkisebb lépésekig, majd ezeket három kategóriában mozgassuk a teljesítés során. A „Teendők” közé soroljuk azokat a mozzanatokat, amelyeket érdemes szemléltetni magunknak, gyakorlatilag listázzuk őket, hogy ne maradjon ki semmi.
A „Folyamatban” csoportba tesszük azokat a feladatokat, amelyek végrehajtása zajlik, általunk vagy mások bevonásával. Végül a „Kész” kategóriába kerülnek az elvégzett tevékenységek, amelyek így megmutatják, hogy elkezdhető egy következő teendő, mert felszabadul a kapacitásunk. A gondolatok így strukturáltságot kapnak, a feladatok nyomon követhetők, bármikor riportálhatók, és ezzel elérhető egy mentális stabilitás, mert nem merül fel a „hol is tartok”, „mi is következik” és „mit hagytam ki” stresszfokozó kérdése.
Emellé bekerülhet technikáink közé egy hatékony priorizálási módszer is, amelyet Eisenhower-mátrixként ismerhetünk. Nem csupán a fontosság szempontjának vizsgálatát támogatja az egyén számára, hanem a sürgősség oldaláról is megközelíti a sorrendiség megállapítását. Alapelve, hogy a legnagyobb hatású feladatokra koncentráljunk, és ne vesszünk el a részletekben. Összesen négy kategóriával segíti a napi munkánk átgondolását:
Fontos és sürgős – ide kell sorolni azokat, amelyek rövid időn belüli határidővel rendelkeznek, igénylik a saját hatáskörben való végrehajtást és a fókuszt. Egyes esetekben ide kerülnek a tűzoltást igénylő teendők, amelyek nem kifejezetten a saját halogatásunk miatt keletkeznek.
Fontos, de nem sürgős – optimális környezetben ide csoportosítható a feladatok többsége, mert saját időbeosztásban és tempóban elláthatók, nem szenvednek hátrányt mások késedelmes beavatkozásától. Ezekre vagyunk a legnagyobb befolyással, és ezek felett van a legnagyobb kontrollunk.
Nem fontos, de sürgős – ebben a csoportban mások számára fontos krízisfeladatok kapnak helyet, amelyek igénylik a támogatást részünkről. Eseti jelleggel használt kategória, de sokszor a legtöbb stresszt ez okozza.
Nem fontos és nem sürgős – a céltalan, időrabló feladatok halmaza. Tipikusan olyan tevékenységek kerülnek ide, amelyek elhagyhatók vagy ritkíthatók, mint például az olyan meeting megtartása, amelynek sem célja, sem eredménye nincs, csak kiírásra kerül, hátha lesz valakinek témája az időpontig.
A napi beosztásunk szempontjából azért is célszerű egy ilyen priorizálást alkalmazni, mert a feladatokban keletkező késedelem nemcsak a rossz sorrendből fakad, hanem legtöbbször a hanyag időgazdálkodásból. Az eddig ismertetett két gyakorlatnak semmilyen hatékonysága nem lesz, ha nem társítunk hozzá még egy időmenedzsment-módszert. Olyan megoldást kell találnunk magunknak, amely leginkább figyelembe veszi a produktivitási ciklusunkat, és képes a rugalmasságunkat is biztosítani.
Ebben a legerősebb a time blocking elv, amely azt kéri csupán, hogy a feladatokhoz rendeljük hozzá az időigényüket, és így lássuk tisztán, hogy egy napból mekkora hányadot vesznek el. Akkor lesz kifejezetten sikeres ez a metodika, ha hozzáteszünk még két fontos szempontot. Az egyik, hogy az időigényhez mindig kalkuláljunk plusz öt–tíz percet, ami pontosan arra az esetre lesz elegendő, ha a feladat közben például egy telefonhívást kell fogadni, illetve legyen utána még tíz–tizenöt perc szünet, ami arra szolgál majd, hogy a fejünkben a gondolatok lecsendesedjenek, és átkapcsoljanak a következő tevékenységre.
Mindegy, hogy nő vagy férfi vagy, 50 fölött kegyetlen az álláskeresés, de van megoldás
A másik lényeges aspektus, hogy vegyük figyelembe saját produktivitásunkat, mert más és más koncentrációs és energiaszinttel tudunk dolgozni a nap különböző szakaszaiban, ezt pedig előnyünkre fordíthatjuk a munkatervezésben. Úgy tudunk kiegyensúlyozott teljesítményt nyújtani, ha nem erőltetünk magunkra egy figyelmet igénylő feladatot olyan időpontban, amikor abszolút fókuszhiányt érzünk. Ha képesek vagyunk ezt is előtérbe helyezni, mert van ennyi szabadságunk a hatáskörünkben, akkor idővel egy stabil, alacsony stresszkockázattal járó munkavégzést tudunk elérni, amelybe gond nélkül belefér a váratlanul érkező és másnak sürgős feladat ellátása is.
Zárásként merész gondolat lehet az, ami a módszerek elsajátításánál is sokkal fontosabb. Egy hosszabb pihenés után úgy zökkenjünk vissza a hajtásba, hogy legyünk önzőek, talán nem is kicsit. Csak mi tudhatjuk azt, hogyan vagyunk képesek mentálisan és fizikailag helytállni újra a mókuskerékben, és egyenletesen nyújtani a teljesítményünket, megfelelni az elvárásoknak. Annak nincs értelme, hogy a gyors alkalmazkodás jegyében stresszbe csöppenjünk, és a káosz érzésével ugorjuk meg az első napokat, elveszítve azt a kipihent állapotot, amit sikerült elnyernünk a szabadság alatt.
