Még a legjobb csapatban is kiéghetsz, ha túl sokat vállalsz, tanulj meg nemet mondani és állj ki magadért

Egy jó munkakapcsolatban előfordul, hogy olykor felajánljuk a segítségünket. Látjuk a munkatársunk terheltségét, érezzük a velejáró stresszt, és döntünk, hogy szeretnénk támogatni őt, hogy túljusson ezen az időszakon. De mi történik akkor, ha a vállalt segítségnyújtás nekünk jelent több terhet? Tudunk az ellen tenni, hogy egyes feladatok átvállalása ne okozzon plusz munkát?

Egy jó munkatársi közösségben egymás segítése nem szokott különösebben problémát jelenteni. Mindenkinél előfordulhat egy terheltebb időszak, amikor jól esik, ha felajánlják a támogatást a feladatok gyorsabb teljesítésében, és ezt viszonozni sem gond. Azonban vannak olyan szituációk, amikor ezek a jó szándékok munkahelyi konfliktusokat generálnak, és odáig fajulnak, hogy elhangzik: „Nem azt ajánlottam fel, hogy helyette csinálok meg mindent.”

A háttérben számos tényező áll ilyenkor: visszás gondolatok, viszonyulások, kommunikációs stílusok és zavarok, múltbéli rossz tapasztalatok és az adott helyzetet befolyásoló körülmények. Valljuk be őszintén, ezekkel alapesetben egyáltalán nem törődünk, mert ösztönösen teszünk lépést a kapacitáshiánnyal küzdő munkatárs felé, és nem gondolunk a lehetséges – olykor negatív – következményekre.

Holott ekkor keletkezik a konfliktus (igen, saját magunknak sikerül megteremteni ezt a lehetőséget), amely az idő múlásával és az előbb említett tényezők fokozódó megnyilvánulásaival durvul el, és ölt olyan méretet, amely a jövőre nézve jelentős károkat okozhat a munkatársi kapcsolatokban.

Állandóan bizonyítani akartam, de megtanultam végre, hogy elég jó vagyok

Tény, hogy a segítségnyújtás a legjobb tulajdonságaink egyike, de önmagunkra nézve veszélyeket hordoz magában, amelyekről legtöbbször tudomást sem veszünk. Gyakorlatilag rejtett konfliktusforrásként is értelmezhetnénk ezt, de nem tesszük meg mindaddig, amíg az ebből kialakuló probléma nem kerül a szemünk elé, és még akkor is próbáljuk magunkkal elhitetni, hogy visszaélés áldozatai lettünk. Ebből az ördögi körből egy szemléletváltással lehet kijutni, amely nem csupán a segítségnyújtónak könnyíti meg a helyzetét, hanem a segítségre szorulónak is.

Ösztönösség helyett, több előrelátás

Teljes mértékben megelőzhető, hogy a segítő szándékunk ne legyen a saját csapdánk, és ne sodorjon minket is egy feladatokkal terhelt időszakba. Jó hír még, hogy nem kell mindent is tudó gurunak lenni hozzá, csak némi átgondolt stratégiára van szükség. Olyan tanácsokat és tippeket veszünk most sorra, amelyek tulajdonképpen maguktól értetődőek, mégis a felajánlás hevében a legkevesebb figyelmet kapják.

A fókuszban a bajba jutott kolléga hozzáállása és tudása, a feladat összetettsége és saját magunk, illetve szabad kapacitásunk mértéke áll. Ha röviden akarunk fogalmazni, a titok nyitja az előrelátás, amelyet elsősorban a segítségnyújtó tud megtenni, mert a segítségre szoruló olyan mentális és fizikai állapotban lehet, amely már nem teszi lehetővé számára a jó és közeljövőre irányuló mérlegelést.

Az első és legfontosabb tanács, hogy a vállalni kívánt feladatot nem átlátva és ösztönösségből ne ajánlkozzunk fel asszisztálásra. Az egyik legnagyobb hiba, amit megtehetünk első lépésként, hogy nem gondoljuk át, mire jelentkezünk. Feszegethetjük saját komfortzónánkat az ismeretlenség kihívásával, de ezzel tudunk a legkönnyebben bonyodalmat okozni magunknak.

Az információgyűjtés elengedhetetlen, hiszen látnunk kell, hogy számunkra mennyi pluszt jelent, ha a másikat támogatni akarjuk.

Tudnunk kell, hogy mi az a feladat, és annak mennyisége, amivel ő szembesült, és időhiányban szenved miatta, valamint azt is, hogy ez nekünk kisujjból kirázható, vagy tanulnunk kell hozzá (például az előzmények áttekintése vagy a kapcsolódó folyamat elsajátítása útján). Meglehet, hogy az ő tudásszintjén és információbirtoklásával a tennivaló 10 perc, nálunk pedig legalább 30 perc lesz, mert fel kell vennünk a fonalat hozzá.

Kritikus pont még, és ezért rendkívül fontos, hogy a segítségnyújtás során mindkét fél ugyanazt gondolja a feladatmegosztásról. Komoly konfliktusok keletkeznek az olyan megjegyzésekből a közös munka alatt, mint például az átadó részéről elhangzó „Azt hittem, hogy tudod, mit kell csinálni.” vagy „Úgy vettem le, hogy ez neked nem lesz sok.”, illetve az átvevő oldaláról érkező „Nem gondoltam, hogy ezt is el kell végezni.” vagy „Nem ennyi mindenre számítottam.”.

Digitális demencia kora: hivatalosan is ellustult az agyunk

Ez abból eredeztethető, hogy a munkatársak között nincs visszacsatolt kommunikáció, azaz nem bizonyosodik meg egyik fél sem arról, hogy az átvállalt feladat mit jelent pontosan a másiknak. Olyan kérdéseket kellene ilyenkor közösen áttekinteni, mint hogy mennyi időt igényel a munka, milyen lépésekből áll azt ellátni, tisztában van-e a besegítő a folyamattal, vagy éppen az átadó helyesen mérte fel az átadható mennyiséget. Ezek mutatnak rá, hogy létfontosságú a felajánláskor láthatóvá tenni egymás szakmai tapasztalatát és gyakorlatát.

Továbbá nehezítő körülmény ilyenkor az is, hogy a stressz a feladatmegosztáskor közös lesz. Az átadó oldalán akaratlanul is erősödik a félelem attól, hogy hiba csúszik be, mert úgy érzi, hogy nem tud mindent kontroll alatt tartani. Az átvevő oldaláról pedig az okozza majd a feszültséget, hogy ne derüljön ki, ha valamiben nem biztos, vagy ha saját alapfeladatai kapcsán is nyomás alá kerül. Ezek felesleges stressznövelő következmények, amelyek megelőzhetőek körültekintő kommunikációval.

Az előrelátás fontossága

Aránylag könnyű tanácsokat osztogatni a témával kapcsolatban, a nehézség a gyakorlati oldalon jelentkezik egy olyan kérdés formájában, minthogy: Hogyan ajánljam fel a segítséget, hogy nekem is kényelmes maradjon az átvállalás? A válasz erre a kérdésre hallatlanul egyszerű: nagyfokú őszinteséggel magunk felé és feléje is.